Política de Privacidad
Tratamiento de datos personales conforme a la Ley N° 21.719 · Versión 1.1
1. Quién trata tus datos
El responsable del tratamiento es Servicios Inmobiliarios Aitue, RUT 76.592.222-4, con domicilio en Arturo Prat 199-B, 1001, Concepcion.
Para cualquier consulta sobre tus datos personales o para ejercer tus derechos, escribe a soporte@aitue.cl.
2. Qué datos tratamos
- Identificación: nombre, RUT y correo electrónico.
- Firma: firma digital con tu nombre, RUT, fecha y un código de verificación. Se estampa en los documentos de rendición. El sistema no guarda imágenes de firma.
- Datos laborales: empresa, proyecto u obra, perfil y permisos asignados.
- Datos económicos: rendiciones de gastos, solicitudes de fondo, montos, documentos tributarios y archivos que adjuntes, y los fondos asignados a tu nombre.
- Datos de conexión: fecha y hora de tus inicios de sesión, dirección IP y navegador utilizado.
- Registro de actividad: las acciones que realizas sobre rendiciones y solicitudes (crear, aprobar, rechazar, eliminar) con su fecha y motivo.
- Mandatos de rendición: si autorizan a otra persona a digitar rendiciones a tu nombre, o a ti a digitarlas a nombre de otra, quedan registrados ambos nombres, la vigencia, el motivo y qué administrador lo autorizó. Cada rendición digitada así indica quién la digitó.
No pedimos ni tratamos datos sensibles (salud, origen étnico, creencias, afiliación política o sindical, orientación sexual ni datos biométricos).
3. Para qué los usamos y con qué base legal
| Finalidad | Base de licitud |
|---|---|
| Gestionar tus rendiciones de gastos y solicitudes de fondo, y el circuito de aprobación | Ejecución de la relación laboral o contractual |
| Emitir y conservar los documentos de respaldo contable y tributario | Cumplimiento de una obligación legal |
| Controlar el acceso al sistema y proteger la información frente a accesos indebidos | Interés legítimo en la seguridad de la información |
| Permitir que una persona autorizada por un administrador digite rendiciones a tu nombre (rendición delegada), dejando constancia de quién la digitó y firmó en tu representación | Ejecución de la relación laboral o contractual |
| Notificarte por correo el estado de tus rendiciones, solicitudes y fondos | Ejecución de la relación laboral o contractual |
No usamos tus datos para publicidad, no los vendemos y no tomamos decisiones automatizadas que te afecten: toda aprobación o rechazo la resuelve una persona.
4. Quién puede ver tus datos y qué ve
Nadie dentro de la empresa ve tu ficha completa por el solo hecho de tener un cargo: cada rol accede únicamente a lo que necesita para su función.
| Quién | Qué ve de ti |
|---|---|
| Tus aprobadores (administrador de obra, subgerente o gerente) y el gestor de Finanzas de tu empresa o proyecto |
Tu nombre, RUT y firma, porque son los que se estampan en el documento que aprueban, y el
contenido de la rendición o solicitud que revisan: montos, ítems, cuenta, proyecto y los archivos que adjuntaste.
No ven tu correo, ni los fondos asignados a tu nombre, ni tu historial de conexiones. |
| Quien tenga el permiso de ver todas las rendiciones o solicitudes (contabilidad, finanzas) | Tu nombre junto al número, proyecto, monto y estado de cada rendición, para el control y el cuadre contable. Al abrir una en detalle ve lo mismo que un aprobador. |
| Quien tenga un mandato vigente para digitar rendiciones a tu nombre |
Tu nombre y RUT, porque figuran en el documento de rendición, y el contenido de las rendiciones que digita a tu nombre, con sus archivos.
La firma que se estampa en ellas es la suya, en tu representación: no usa tu firma.
No ve tus otras rendiciones, ni tu correo, ni tus fondos, ni tu historial de conexiones. |
| Quien sea designado suplente de tu aprobador mientras este se ausenta (por ejemplo, en vacaciones) |
Lo mismo que tu aprobador, pero solo de los documentos que esperan su visto bueno y solo durante las fechas de la suplencia, que fija un administrador.
La firma que se estampa es la del suplente, en reemplazo de tu aprobador.
Al terminar la suplencia deja de verlos, salvo los que alcanzó a firmar. |
| Los administradores del sistema | Todos los datos de tu cuenta, incluidos tu correo y tu registro de accesos, para soporte, seguridad y mantenimiento. Sus acciones sobre tus datos quedan registradas en la auditoría del sistema. |
| Proveedor de alojamiento y servicio de correo | Actúan como encargados: alojan la información o transportan las notificaciones, y solo pueden tratarla siguiendo nuestras instrucciones. |
| Organismos públicos (por ejemplo, el Servicio de Impuestos Internos) | Los documentos y respaldos tributarios, cuando una ley lo exija. |
Tu RUT, también el que queda estampado en tu firma, se guarda cifrado y solo se descifra para mostrarlo a quien tiene permiso de verlo en el documento correspondiente.
5. Por cuánto tiempo los conservamos
- 6 años los datos personales asociados a rendiciones y movimientos de fondo, plazo alineado con la obligación de retención tributaria. Cumplido ese plazo, la cuenta se anonimiza automáticamente.
- 6 años desde su término las suplencias de aprobación (quién suplió a quién, entre qué fechas y por qué).
- 6 años desde su término los mandatos de rendición. Si alguna rendición se digitó con ese mandato, se conserva como respaldo de esa rendición, pero sin el motivo.
- 365 días el registro de inicios de sesión (fecha, IP y navegador).
- 90 días los registros técnicos de error y el registro de envío de correos (a quién se avisó, cuándo y con qué resultado).
6. Cómo los protegemos
- Tu RUT se guarda cifrado en la base de datos, también el que queda estampado en tu firma.
- La conexión con el sistema viaja cifrada (HTTPS).
- El acceso está segmentado por perfiles y permisos: cada persona ve solo lo que su rol requiere.
- Las sesiones se cierran solas por inactividad y se limita el número de dispositivos conectados.
- Cada acceso a una rendición o a un archivo ajeno queda registrado.
7. Tus derechos
Como titular de los datos puedes ejercer, de forma gratuita, los siguientes derechos:
- Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y obtener una copia.
- Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
- Cancelación o supresión: pedir que se eliminen, cuando no exista una obligación legal de conservarlos.
- Oposición: oponerte a un tratamiento determinado por motivos fundados.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica.
- Bloqueo: suspender temporalmente el tratamiento mientras se resuelve una solicitud.
Puedes ejercerlos desde Mi Perfil → Mis derechos sobre mis datos, donde también puedes descargar toda tu información, o escribiendo a soporte@aitue.cl. Responderemos dentro de 30 días corridos desde recibida la solicitud, plazo que puede prorrogarse una vez, avisándote el motivo.
Importante: si pides eliminar tu cuenta, tus datos identificatorios se anonimizan, pero las rendiciones y los movimientos de fondo se conservan sin asociarlos a ti, porque la ley tributaria obliga a mantener ese respaldo contable. Si no estás conforme con nuestra respuesta, puedes reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales.
8. Incidentes de seguridad
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte tus datos personales, la comunicaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales sin dilaciones indebidas y te avisaremos directamente cuando la ley lo exija, indicando qué ocurrió y qué medidas tomamos.
9. Cambios en esta política
Si modificamos de forma sustantiva el tratamiento de tus datos, publicaremos una nueva versión de esta política y te la mostraremos al ingresar para que la conozcas antes de seguir usando el sistema.
Versión 1.1 · Sistema de Rendiciones 2.12.0